Vị Trí : Hành chính tổng hợp

Mô tả công việc

1. Quản lý chi phí và thanh toán văn phòng:

– Theo dõi và thanh toán các chi phí định kỳ:

+ Tiền điện, nước, điều hòa và thuê mặt bằng văn phòng.

+  Chi phí vận chuyển thuê ngoài, thanh toán cho các đối tác vận chuyển.

+ Hỗ trợ thanh toán hóa đơn liên quan đến CO, Bill và các chi phí phát sinh khác theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh.

+ Thanh toán dịch vụ viễn thông như Viettel Post, VNPT, Quicklink.

– Quản lý chi phí nội bộ:

+ Quản lý và cập nhật quỹ văn phòng.

+ Làm báo cáo chi tiết các chi phí cần lấy hóa đơn VAT hàng tháng.

2. Quản lý nhân sự và chấm công:

• Quản lý chấm công nhân sự khối văn phòng hàng tháng:

+ Theo dõi và tổng hợp bảng chấm công, ghi nhận các trường hợp nhân viên đi muộn, nghỉ phép.

+ Đẩy mã nhân sự mới vào hệ thống máy chấm công, kiểm tra máy chấm công văn phòng.

• Quản lý nhân sự mới:

+ Hỗ trợ set up vị trí làm việc, máy tính, và các thiết bị cần thiết cho nhân sự mới.

+ Chuẩn bị hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, và thủ tục mở thẻ ngân hàng cho nhân viên mới.

3. Kiểm soát nội quy văn phòng và 5S:

– Đảm bảo nhân viên tuân thủ nội quy văn phòng và quy trình 5S, duy trì không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng.

– Kiểm soát việc dọn dẹp văn phòng và khu vực chung.

– Phối hợp với bộ phận IT để đảm bảo hệ thống máy móc và thiết bị văn phòng hoạt động trơn tru.

4. Quản lý hàng hoá và trang thiết bị văn phòng:

– Theo dõi và quản lý các tài sản văn phòng như máy tính, điện thoại, thiết bị văn phòng phẩm, và các tài sản khác.

– Đảm bảo các phòng ban nhận đủ văn phòng phẩm và thiết bị cần thiết hàng tháng.

– Quản lý tồn kho và cung cấp các sản phẩm như bánh gạo, cà phê, nước uống, và các vật dụng khác phục vụ cho văn phòng.

5. Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ:

– Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ như lễ, hội họp, và các hoạt động văn hóa của công ty.

– Chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, hoa quả, và các thiết bị hỗ trợ khác cho các cuộc họp và sự kiện.

6. Chăm sóc sức khoẻ ban lãnh đạo:

– Quản lý và chuẩn bị các đồ dùng cá nhân phục vụ cho sức khỏe của ban lãnh đạo (như sữa, trà, sâm).

– Theo dõi việc chuẩn bị bữa ăn và đồ uống hàng ngày theo yêu cầu đặc biệt của lãnh đạo.

Yêu cầu công việc

– Nữ từ 25-35 tuổi

– Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

-Kỹ năng:

+Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.

+Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office.

+Khả năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.

-Tính cách: Tỉ mỉ, cẩn thận, và có trách nhiệm cao trong công việc.

Địa điểm làm việc : 

Tầng 8 tòa Trico 548 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội, Việt Nam